為進(jìn)一步加強(qiáng)協(xié)會(huì)檔案工作，規(guī)范各類檔案管理，特制定本辦法。
一．防雷協(xié)會(huì)檔案范圍以及保存期限
（一）文書檔案
1、防雷協(xié)會(huì)會(huì)員單位的入會(huì)申請(qǐng)、變更資料、退會(huì)資料等方面的文件材料；保存期限為永久。
2、協(xié)會(huì)制定的文件、規(guī)章制度等材料；保存期限為20年。
3、固定資產(chǎn)方面的文件材料，保存期限為20年。
以上文件材料包括決定、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會(huì)議文件、重要記錄、工作計(jì)劃、工作規(guī)劃和工作總結(jié)。
（二）財(cái)務(wù)采購(gòu)檔案
1、列入固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的有關(guān)設(shè)備供貨合同、合格證案、說(shuō)明書等出廠文件材料。
2、協(xié)會(huì)采購(gòu)辦公所需用品的發(fā)票、合同、報(bào)銷憑證等文件材料。
以上文件材料保存期限為10年。
（三）人事檔案
勞動(dòng)工資、人事管理方面的文件材料，保存期限為永久。
（四）業(yè)務(wù)科技檔案
1、防雷協(xié)會(huì)標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目、專家技術(shù)會(huì)議記錄等相關(guān)文字材料；
2、防雷專業(yè)培訓(xùn)資料、技術(shù)交流、科普宣傳等相關(guān)文字材料；
3、協(xié)會(huì)所承擔(dān)專項(xiàng)活動(dòng)的相關(guān)文件、申請(qǐng)材料、總結(jié)資料、照片、聲像材料、機(jī)讀文件等。
以上文件材料保存期限為20年。
（五）特殊載體檔案
協(xié)會(huì)檔案還包括聲像資料，如照片、錄音、影片、錄像等檔案，保存期限為永久。
二、檔案管理體制
協(xié)會(huì)設(shè)立檔案室，集中統(tǒng)一管理協(xié)會(huì)檔案，并設(shè)兼職檔案員，負(fù)責(zé)協(xié)會(huì)檔案的收集、整理和歸檔工作。
三、檔案管理工作
（一）文件材料的歸檔要求
1、歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映協(xié)會(huì)在各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容。
2、歸檔文件應(yīng)為原件。因故無(wú)原件應(yīng)將具有憑證作用的文件材料歸檔。文件材料歸檔后不得更改。
3、歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)復(fù)制。
4、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。
5、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開(kāi)，文電應(yīng)合一歸檔。
6、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年。
7、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
8、案卷封面應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
（二）檔案的銷毀
1、對(duì)已失效或者已過(guò)保管期限的檔案，認(rèn)真鑒定，編制銷毀清冊(cè)，該清冊(cè)永久保存；
2、辦理銷毀手續(xù)，經(jīng)協(xié)會(huì)檔案負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方能銷毀；
3、銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，并在《銷毀檔案清冊(cè)》上簽字。
（三）檔案借閱、利用工作
1.凡需使用檔案者，均須填寫文件《檔案調(diào)閱單》，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限
和檔案密級(jí)，經(jīng)檔案負(fù)責(zé)人簽批后方能調(diào)閱，外借的須辦理登記手續(xù)。
2.借閱期限不得超過(guò)一個(gè)月，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手
續(xù)。
3.借閱檔案者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾
畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案負(fù)責(zé)人。
4.協(xié)會(huì)檔案利用的方式有：
提供檔案原件；
提供檔案復(fù)印件。
附件：1、檔案調(diào)閱單
2、銷毀檔案清冊(cè)
.上海市防雷協(xié)會(huì).
2015年9月29日
附件1
檔案調(diào)閱單
| 調(diào)閱時(shí)間 | 類別 | 檔案名稱 | 調(diào)閱者姓名 |
附件2
銷毀檔案清冊(cè)
銷毀時(shí)間：
| 序號(hào) | 類別 | 檔案名稱 | 銷毀方式 | 銷毀經(jīng)手人 （兩人簽名為有效） |
滬公網(wǎng)安備 31011202002417號(hào)